14 sep Time management: het beheren van de tijd

Wat is time management?

Time management, het woord zegt het al, is de intentie om je tijd goed te beheren. Er zijn verschillende vormen van time management. De meest voor de hand liggende methode, waarmee ikzelf vroeger ook begonnen ben, probeert orde aan te brengen in de takenlijst. Je verzamelt al jouw taken op een lijst en verdeelt ze onder in projecten. Dan stel je prioriteiten en je begint. Deze vorm van time management heeft echter een keerzijde. Het veroorzaakt stress!

Waarom geeft deze manier van time management stress?

• Bij deze vorm van time management zie je voortdurend wat je allemaal nog niet hebt gedaan.
• Je gaat denken in termen van ‘Ik moet nog zoveel doen, ik ben nooit klaar’.
• Elke dag gebeuren er onverwachte dingen. Die schoppen triomfantelijk de lijstjes in de war.
• Deze vorm van time management lijkt de mens te beschouwen als een machine, maar jouw menselijke energie is niet altijd hetzelfde. Soms ben je moe of heb je zorgen.
• Onder de werkdruk die je ervaart, neem je het dappere besluit nog effectiever worden. Dat zal je na enige tijd echter nog meer te doen geven.
• Met deze vorm van time management probeert je taken te ordenen maar geeft je geen sleutel hoe dat werk vloeiend kan verlopen.

Laten we eens kijken hoe time management in de praktijk verloopt bij twee voorbeelden van mensen met een sterk wisselende agenda.

Time management in de praktijk

Ze begint hardop te rekenen: ’Maandag komen dertig gasten. Nee, 33. Die blijven tot woensdag.’ Ik ben bij mijn schoonzus en haar drie kinderen in het Zwarte woud op bezoek. ‘Ze zijn in volpension’ gaat ze verder en lijkt zich de 33 gasten in het restaurant voor te stellen. ‘Dinsdag komen 60 mensen. Die komen al om 10 uur. Ik heb dat goedgevonden met als voorwaarde dat ze zelf hun bed opmaken. Dat betekent dat Frau Hanna al om zo en zo laat aanwezig moet zijn om de lakens op de bedden te leggen.’ Ze kijkt mij aan alsof ze wil zeggen: ik vergeet toch niks? Maar de opsomming is niet echt voor mij bedoeld.
De week daarna is ze zelf afwezig want ze doet ook nog een opleiding. Ook daar rekent ze hardop voor wanneer de kinderen bij wie zijn en wanneer thuis en op welke dagen er nog leemtes zijn in de organisatie. ‘Je hebt alles in je hoofd’, zeg ik. ‘Nee,’ zegt ze ‘ik heb het allemaal opgeschreven.’
Maar het zit wel degelijk ook allemaal in haar hoofd.

Een generale repetitie in het hoofd

Ik herken dit procedé van mensen met een voortdurend variërende agenda. Mijn vrouw die leiding geeft aan een hoveniersbedrijf met vrouwelijke hoveniers, doet hetzelfde. Ook haar kan ik op de gang tegenkomen terwijl ze hardop haar agenda met mij deelt, zonder dat ik daar op hoef te reageren. Het is een generale repetitie om deze telkens weer wisselende takenlijst goed in zich op te nemen zodat ze opgewassen is tegen onverwachte gebeurtenissen en laatste moment veranderingen die elke dag weer optreden.

Time management: De taken in verschillende manden stoppen

Tijdsbeheer is niets anders dan het ordenen van toekomstige taken en vervolgens prioriteren. Je kunt ordenen op het soort project maar ook op belang of op urgentie.
Tijdsurfen slaat deze stap over want je laat je intuïtie het werk doen, net als in beide voorbeelden hierboven. ‘Time management’ als methode poogt deze klus systematisch aan te pakken.

Bij de meest gebruikte manier van Time management zet je figuurlijk een aantal manden neer. Je hebt een mand met doen deze week maar ook een mand met misschien en een mand met later. Je stopt elke toekomstige taak in een van de manden.
Als je daarmee klaar bent, begin je met de mand doen deze week. De andere manden bekijk je op een vaste dag van de week. Taken die minder dan 2 minuten kosten, doe je meteen.
Hier kunnen echter op verschillende plekken kinken in de kabel ontstaan.

Op discipline gebaseerd time management

Ten eerste vraagt het om discipline. Ik weet niet hoe het jou vergaat, maar bij mij is discipline een wisselende factor. Wanneer er om discipline gevraagd wordt, is er iets in mij dat in opstand komt. Dat deel van mij wil vrij zijn en zelf bepalen. Dat deel is ook nog eens verantwoordelijk voor mijn creativiteit.
Als ik goed uitgeslapen ben, dan kan ik mijzelf wel discipline opleggen. Maar als ik moe ben of afgeleid of emotioneel, dan is dat veel lastiger.

Ten tweede: misschien kost een antwoord inderdaad maar een minuut, maar dan heb je er niet goed over nagedacht. Het antwoord zal beter gefundeerd zijn als je de vraag leest, het even laat rusten en de volgende keer dat je de mail opent het antwoord geeft.

Vervolgens staan de manden met later en misschien uit het zicht. Dat wil zeggen dat je er tussentijds niet mee bezig bent. Je kunt dan op vrijdag schrikken van wat er allemaal in de mand later zit. Tegelijk knaagt de mand waar misschien op staat aan je geweten omdat je er nooit de tijd voor blijkt te hebben.

Onbewust nadenken

Deze vorm van timemanagement houdt helaas ook geen rekening met een van de belangrijkste eigenschappen van ons mentale systeem, namelijk onbewust nadenken.
Als je eenmaal iets goed voor ogen houdt, goed hebt ‘ingevoerd’, zeggen we bij het Tijdsurfen, gaat het in je leven. Diep in de achterkamers van het onbewuste begint het te zoemen en te trillen. Er worden treintjes op de rails gezet die rond beginnen te rijden in de opslag van ons verleden. Ze gaan op zoek naar bruikbare informatie en associaties. Als je een goed idee hebt, is dat het gevolg van deze treinreisjes in het onbewuste.

Wat jij echt belangrijk vindt, dat wil zeggen wat jij extra goed hebt ingevoerd of waar jij gepassioneerd over bent, roept in het onbewuste de meeste activiteit op. Het ligt als het ware vooraan.
Als je het onbewuste denken inzet, zal je je organiseren op de enige wijze die echt verantwoord is, nl. op wat van belang is.
Voor de tijdsurfer is het invoeren van een taak zijn tweede natuur. Dat zie ik mijn schoonzus en mijn vrouw ook doen. Zij doen dit van nature omdat het de meest handige methode is, die bovendien echt rust verschaft omdat je precies weet wat er op je afkomt.

Time management, tips: neem deze twee uitgangspunten

1. Zet jouw gezondheid en werkplezier voorop!
2. Zorg dat je goed overzicht hebt maar maak je keuzes op je gevoel

Als je bij time management effectiviteit voorop zet, veroorzaakt dat de stress van de ratrace: je werkt keihard in de hoop ooit alles gedaan te hebben, net als een rat die rondjes draait in een rad zonder ooit aan te komen. In je hoofd ben je nooit klaar en doe je het niet goed genoeg.
Als je echter rust en aandacht op de eerste plaats zet, krijg je deze effectiviteit als geschenk in de schoot geworpen zonder dat je er hard voor hoeft te rennen!

1. Kies voor time management dat jouw gezondheid en werkplezier voorop zet

De methode van ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’ geeft hiervoor vier aanwijzingen:

1. Doe een ding tegelijk en maak het af. Vermijd het multitasken.
2. Om het even welke actie je doet: doe het volledig en met aandacht
3. Wissel gefocust werken af met de focus loslaten. Zet jezelf telkens weer even uit. Een paar minuten is vaak al voldoende. Tijdsurfen noemt dit ‘witjes’
4. Vermijd zoveel mogelijk onderbrekingen en wordt je toch onderbroken, geef dan volledige aandacht aan deze aanklopper! Besluit wel of je er meteen op in wilt gaan.

2. Kies voor time management waarbij je goed overzicht hebt maar op je gevoel je keuzes maakt

Goed overzicht hebben betekent dat je goed beseft wat je de komende tijd te doen hebt en wat je in de toekomst wilt ontwikkelen. Je hoeft dat niet vast te snoeren in starre schema’s zoals bij klassiek time management. Tijdsurfen maakt optimaal gebruik van onze capaciteit om onbewust onze taken te beheren en na te denken, zoals professor Dijksterhuis dat beschrijft in de bestseller Het slimme onbewuste (2007). Hier volgen drie belangrijke aanwijzingen:

• Laat toekomstige taken goed bij je binnenkomen. Stel je levendig voor wat de uitvoer inhoudt. Laat ze vervolgens weer los. Dat verschaft niet alleen inzicht maar ook rust.
• Begin de dag met een wensenlijst. Klassiek time management maakt gebruik van to-do lijstjes: taken die je nog moet doen. Tijdsurfen gebruikt een wensenlijst: taken die je belangrijk vindt om te doen.
• Laat je leiden door je gevoel in de keuze wat je wanneer doet. Dat zorgt ervoor dat je jouw taken op het juiste moment doet en dus geïnspireerd bent.  Ook houd je zo de regie in handen.

Doe gratis videoles 1 van ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’

In deze video zie je hoe gemakkelijk je in de valkuil van het multitasken stapt. Je leert hoe je kunt voorkomen dat je in deze stresshaard terecht komt. Dit alleen al zorgt voor voelbaar meer rust in de dag.

Naar de gratis proefles

Wat zijn de voordelen van Tijdsurfen ten opzicht van klassiek time management?

• Het Tijdsurfen laat je soepel bewegen over de golven van de tijd. Time management perst de taken in een te kleine kast die je het gevoel geeft achter de feiten aan te lopen en nooit klaar te zijn.
• Met de methode van Tijdsurfen hoef je niet diep na te denken over een lastig vraagstuk dat op een geforceerd moment op de takenlijst staat. Tijdsurfen laat het onbewuste nadenken. Dat kan het onbewuste veel dieper en sneller dan de ratio. Moeiteloos seint het de goede ideeën omhoog. Je kunt het vergelijken met de goede ideeën die je krijgt onder de douche na er ‘een nachtje over geslapen te hebben’.
• Bij time management heb je voldoening als je weer een taak hebt afgevinkt van je to-do lijst.
  Bij Tijdsurfen heb je voldoening terwijl je bezig bent omdat het werk zelf je voldoening geeft.
  Tijdsurfen geeft je een prettig gevoel van werken en houdt je gezond!

Wie volgden al een training ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’?

In ziekenhuizen (AMC, Spaarne Gasthuis, Rijnstate, UMC)
In het onderwijs (RijnIJssel, Artez, Florente basisscholen)
Bij de overheid (Min. van Justitie, Politie Oost Nederland, Gemeente Deventer)
Journalisten (De Persgroep, Trouw, Volkskrant)
In het bedrijfsleven (Delta Lloyd, Kantar Avebe)

Doe de videotraining ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’

In 12 lessen van elk 10 minuten met emailondersteuning

Meer aandacht en voldoening
Niet die nare stress meer, dus blijf je gezond
Je ervaart een goede balans tussen werk en privé
Je creativiteit en productiviteit worden gestimuleerd
Uitstelgedrag? Het verdwijnt vanzelf

  Naar de videotraining  ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’