13 sep Goed prioriteren
Prioriteren lijkt zo simpel: gewoon het meest waardevolle voorop zetten. Maar waarom vinden we het dan toch zo lastig om goed te prioriteren en moeten we vaak constateren dat juist die zo belangrijke taken blijven liggen?
De reden is dat er naast deze belangrijke taken ook nog urgente taken zijn. En we zijn nu eenmaal gevoeliger voor urgente taken dan voor belangrijke. Onbewust denken we: voordat ik begin aan die grote taak waar ik al mijn aandacht bij nodig heb, ga ik eerst mijn kleine-taken-lijst leeg maken, dan heb ik mijn hoofd vrij. Want die kleine taakjes die maken ons onrustig.
Wat staat goed prioriteren in de weg?
Wat zijn dat voor klusjes, die kleine taken die het goed prioriteren in de weg staan? Hier een paar voorbeelden:
- E-mailtjes waar we beleefd laten weten dat we een bericht goed ontvangen hebben
- Een vraag van een cliënt over iets dat hem niet goed lukt
- Een lange mail van een vriendin die je lang niet gesproken hebt
- Een afspraak die verzet wordt naar een tijd die voor jou niet mogelijk is.
- Een aanvraag die geweigerd wordt omdat er een nummer onvolledig is
- Berichten van collega’s waarin je in de CC staat
- En ga zo maar door
Het zijn net zovele hard roepende stemmetjes waarvan je graag zou willen dat deze eerst tot rust komen zodat je je hoofd vrij hebt voor de grote belangrijke klus.
Nu komt het: al die kleine taakjes maken de indruk dat ze snel zijn uitgevoerd, maar dat blijkt elke dag weer een zware onderschatting. Je bent zomaar twee uur verder, en dan heb je eigenlijk nog niets belangrijks gedaan.
Zet bij prioriteren de belangrijke taak voorop
Wat we bij prioriteren eigenlijk willen, namelijk de waardevolle taak voorop stellen, kun je in de praktijk ook het beste doen. Begin de dag met het formuleren wat je deze dag graag zou willen doen. Schrijf op:
- Wat je waardevol vindt om te doen en
- Wat echt niet kan wachten
Ik noem dat geen to-do lijst maar een wensenlijst. Vervolgens kies je uit deze lijst de taak waarmee je het liefste wilt beginnen.
Alleen dan pas open je de mail. Nu verschijnen al die roepende kleine stemmetjes op het toneel: ‘Ik wil eerst’, ‘ik ben urgent’, ‘Doe mij een plezier’. Deze lees je goed maar je weerstaat aan de verleiding om ze meteen te beantwoorden. Tussen al deze kleine roepers zijn er meestal wel een of twee die niet kunnen wachten. Die beantwoord je. Dan sluit je de mail af en begin je met de waardevolle taak. Je trekt daar minstens een uur tot anderhalf uur voor uit. Op een moment dat goed aanvoelt, rond je deze taak af. Je zult bij jezelf een voldaan gevoel constateren. Nu keer je terug naar de email en ga je een paar hongerige mondjes vullen.
Onbewust denken
Het grappige is dat deze kleine taakjes die je even hebt laten wachten tot dit moment heel gemakkelijk gaan en ook niet meer die twee uur kosten die ze anders gevraagd zouden hebben. Je hebt er namelijk in de tussentijd onbewust over nagedacht.
Als je snapt wat het onbewuste denken vermag en hoe je dit voortdurend kunt inzetten, heb je het geheim van vloeiend werken ontdekt. Prioriteren is dan geen issue meer maar een vanzelfsprekendheid.
Aan het einde van de dag zul je nog een tweede constatering doen: je bent een tevreden mens. Er is meer uit je handen gekomen. Je hebt én aan de grote taken gewerkt én de kleine taakjes afgehandeld.
Mooiste cadeau
Leren Tijdsurfen is een van de mooiste cadeaus die je jezelf kunt geven en waar je je hele leven plezier van hebt.
Binnenkort start een workshop die bestaat uit vijf online livesessies. Je traint in een kleine groep met directe begeleiding van mij een maand lang het Tijdsurfen en sluit nog een maand later af met een terugkomsessie zodat je deze nieuwe aanpak zult borgen en ook op langere termijn moeiteloos blijft toepassen.
Wie past de principes van het Tijdsurfen al toe?
Deze organisaties hebben het ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’ al met succes toegepast en aan hun werknemers aangeboden: ziekenhuizen (AMC, Rijnstate, UMC), de overheid (Min. van Justitie en Veiligheid, vele gemeentes), de politie, AIVD, onderwijsinstellingen aan zowel leerkrachten als aan leerlingen, journalisten van de Volkskrant en Trouw en vele particulieren.
foto: beeldje in het klooster Samaya in Werkhoven