14 sep 3 tips om stressvrij en vanuit rust om te gaan met deadlines

Wat een apart woord, deadline. We zeggen het zoveel dat we nauwelijks meer stilstaan bij de betekenis. 
Het woord deadline vindt zijn oorsprong in de Amerikaanse burgeroorlog. De deadline was de lijn waar gevangenen niet overheen mochten stappen. Het was hun ‘doodlijn’, letterlijk. Geen aangenaam woord, een deadline.
Langzamerhand is de betekenis van het woord getransformeerd en zijn we het steeds meer gaan gebruiken voor een taak waar een termijn aan vast zit. Maar de angst is gebleven! Het woord symboliseert de spanning die kan uitgaan van zo’n deadline. De reden is dat we het uitwerken van de opdracht vaak uitstellen tot het laatste moment. Dat levert een hoop stress op en is ongezond. Laten we een voorbeeld bekijken.

Een deadline over twee weken
Ik krijg een telefoontje met de vraag om een artikel te schrijven over stress bij journalisten. De deadline is vrijdag over twee weken. Leuk denk ik bij mijzelf, een artikel over stress bij journalisten, over deadlines dus, want dat is de stress van journalisten.’
Maar eigenlijk was ik net iets anders aan het doen. Want vanmiddag geef ik een training en daar was ik net het ontwerp voor aan het maken. Ja, sorry, ook een beetje laat, ik weet het.
Dan denk ik bij mijzelf: voor dat artikel heb ik nog voldoende tijd, ik hoef je mij echt nog niet druk te maken, ik plan het gewoon in.’
En dat doe ik. Ik zet de deadline in mijn agenda en een week ervoor ruim ik een blok van 2 uur om een eerste versie te schrijven. Dan ga ik weer verder met mijn training.
Op de dag dat ik dit blok van 2 uur gepland heb, is er een collega ziek. Ik moet haar vervangen bij een meeting. Nou ja, denk ik, jammer maar ik heb nog een hele week.
Die week vliegt echter ook voorbij met afspraken en dringende vragen van collega’s. Plots is het donderdag. Morgen is de deadline voor dit artikel.
Weet je wat, denk ik bij mijzelf, vanmorgen ga ik eerst al het andere doen, mijn emails en kleine taakjes van de dag. Dat duurt toch wat langer dan gedacht. Aan het eind van de dag als collega’s al naar huis gaan, doe ik mijn deur op slot. Ik laat iedereen die er nog is weten dat ik niet gestoord wil worden en met de hete adem in mijn nek van de deadline pers ik er een artikel uit waar ik toch nog redelijk tevreden over ben.
Wel ben ik er moe van geworden. Hoe kan dat nou?

Turbostand
Zonder het te beseffen de turbostand heb ingeschakeld. De bloeddruk gaat omhoog, de hartslag ook. Mijn lichaam heeft  adrenaline in mijn aderen gespoten, wat later gevolgd door een dosis cortisol, zodat ik de turbostand langer kan volhouden. Ik heb ook geen honger meer, die functie is op een laag pitje gezet, net als de seksuele functies en ook de weerstand is omlaag gegaan.
Wat, de weerstand omlaag?
De turbostand heeft een prijskaartje. In het weekend erna ben ik moe. Ik ben ook vatbaarder en kan gemakkelijker ziek worden. Het heeft tijd nodig voor de cortisol weer terug is gebracht naar een normaal level.
Deze turbostand is echter helemaal niet nodig. Je kunt hem voorkomen en met veel plezier en creativiteit aan het artikel werken. Hoe doe je dat?

Hier volgen 3 tips:

Tip 1. Voer de opdracht in bij binnenkomst

Ik noem dat ‘invoeren’. Ik leg zo uit waarom. In het eerste uur nadat een opdracht is binnengekomen, heb je ook de meeste inspiratie. De opdracht zelf heeft namelijk ook voor wat adrenaline gezorgd, en de vorm van positieve opwinding. Het tintelt nog een beetje! Juist deze energie moet je gebruiken om de opdracht op het spoor te zetten. De tip is: rond de activiteit waar je mee bezig bent af en gun jezelf een break. Je loopt bijvoorbeeld naar buiten en maakt een wandelingetje. Nu zullen de ideeën en associaties binnenstromen! Terug op je werkplek maak je hiervan aantekeningen.

2. Laat het sudderen

Je hebt de opdracht ingevoerd … in jouw onbewuste. Er zit al heel veel kennis en associaties in je uit vorige projecten. Jouw onbewuste gaat nu voor jou al deze gegevens opzoeken en naar boven halen en verwerken in plannen. Dat doet het onbewuste zonder dat jouw bewustzijn hier iets van merkt: het gaat moeiteloos! Professor Ab Dijksterhuis heeft hier het boek ‘Het slimme onbewuste’ over geschreven. Hij noemt dit onbewust denken.

3. Volg je impulsen

Het onbewuste gaat je ook attent maken op gelegenheden die voorbij komen en op bronnen die je kunt gebruiken. ‘Toevallig’ ontmoet je die collega die veel weet over dit onderwerp. Ineens valt jouw blik op een artikel in de krant wat hiermee te maken heeft

Het gevolg is dat het artikel zich al in je hoofd aan het vormen is. Je hoeft het alleen nog maar op te schrijven. Dat kun je inderdaad doen in een uurtje tijd, want alles is al voorbereid.
In plaats van een spannend gegeven waar je tegenop zag is het een leuk creatief proces waar je met passie aan maar zonder tijdsdruk aan werkt en wat ruim op tijd voltooid is.

Ik stel voor het gebruik van het woord deadline af te schaffen en in de plaats van deadline het woord termijnafspraak te gebruiken: een afspraak waarbij je een termijn hebt vastgelegd. Maar waarbij je geen vreselijke (doods)angsten hoeft te voelen!

Werknemers leren omgaan met deadlines: workshops en lezingen Tijdsurfen

Met ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’ leren werknemers in zeven aanwijzingen een methode die uitgaat van rust en balans. Tijdsurfen pakt stress bij de basis aan en traint werknemers in een gezonde en stressvrije manier van werken. Deadlines halen wordt weer ontspannen en leuk!

“Een geslaagde workshop! We hebben veel goede reacties gehad. Ook was het leuk om te zien dat collega’s enthousiast waren en dat de aanwijzingen, zoals het nemen van een witje, meteen in de praktijk werden toegepast. Voor mijzelf is het een way of life en ik ga er zeker mee door!”
Else Wind-Fransen, Verbindend Onderzoeker voor Politie en MaatschappijWerknemers leren omgaan met deadlines: workshops en lezingen Tijdsurfen